То оборудование, которое использует при этом компания, должно опреде-
ляться ее возможностями и предназначением системы проведения видеоконфе-
ренций.
Между видеоконференциями и личными встречами существуют определенные
различия, которые легли в основу следующих общих рекомендаций. Прежде
всего, в ходе видеоконференции стоит воздержаться от разговоров, не име-
ющих непосредственного отношения к теме обсуждения, поскольку они могут
быть транслированы другим участникам вашей встречи на расстоянии. Ста-
райтесь время от времени поглядывать на экран - это усилит впечатление
непосредственного общения с теми, кто, находясь в других помещениях,
участвует в проведении видеоконференции.
Для того чтобы мероприятие оказалось эффективным, особенно важно заб-
лаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня. Если в послед-
нюю минуту перед началом видеоконференции будут внесены какие-либо кор-
рективы, не забудьте сразу же оповестить об этом заинтересованных лиц,
или разошлите им по факсу новую повестку дня встречи. До начала меропри-
ятия каждый из них, в свою очередь, должен вам прислать подтверждение
того, что ваша информация получена.
Перед открытием видеоконференции следует проверить четкость изображе-
ния и громкость звука. Если замечены какие-то неполадки, нужно сообщить
о них остальным участникам встречи с тем, чтобы обслуживающие ее специа-
листы на местах могли соответствующим образом наладить оборудование.
Настройте уровень звука с таким расчетом, чтобы все хорошо слышали каж-
дого из выступающих, и его слова не искажались при включении обратной
связи. Возможно, что при прохождении сигнала видеоконференции в какие-то
моменты будут возникать помехи, заглушая звук и/или изображение. Заранее
определите, как вы в этом случае поступите - продолжите встречу, пока
сигнал не восстановится, а суть сказанного передадите тем, с кем времен-
но был прерван контакт другими способами, или в ходе конференции будет
объявлен перерыв до восстановления связи. Никаких правил на этот счет не
существует. Ваше решение определяется многими факторами: временными па-
раметрами, возможностью партнеров вскоре снова собраться вместе, а также
скоростью, с которой может быть восстановлена прерванная связь.
Можно ли будет одновременно видеть всех собравшихся на видеоконферен-
цию или нет, зависит от трансляционного оборудования, имеющегося в зале,
а также от числа участников встречи. Это имеет особенно большое значе-
ние, когда видеокамера укреплена стационарно. Всем присутствующим следу-
ет помнить о том, что говорить надо четко и достаточно громко, особенно
в том случае, когда вы находитесь не перед самым микрофоном и/или за
пределами зоны действия стационарной видеокамеры. Поскольку микрофоны в
студии устроены так же, как в телефонной трубке, в данный момент времени
говорить может только один человек. Участников встречи, стремящихся
что-то сказать в одной студии, никто не сможет услышать до тех пор, пока
оратор, находящийся в другой студии не закончит свое выступление. Если
вы приглашены не в главную, а в одну из дополнительных студий, иногда
случается так, что для того, чтобы получить слово, надо привлечь к себе
внимание жестами.
Когда повестка дня видеоконференции исчерпана, и все обзначенные в
ней вопросы обсуждены, завершите встречу в эфире так же, как и любое
другое совещание.
Проведение деловых встреч в домашней обстановке
Если совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся
кофе, а в дневное время - чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин
дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из
присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.
Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее офици-
альна, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где рабо-
тают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регла-
ментом, как любое другое - председательствующий призывает участников
встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня.
Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после
окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы вре-
мя. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не скло-
нен задерживать присутствующих после завершения встречи, он или она мо-
гут подняться со стула и сказать: "Спасибо вам за то, что зашли. Думаю,
наша встреча прошла успешно", илр нечто подобное. Такая фраза должна
быть воспринята присутствующими как руководство к действию - им следует,
не мешкая, поблагодарить хозяина за прием и откланяться.
Завершение совещания или собрания
В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют
и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот,
кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому воп-
росу завершены, и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие
шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть
встречу: "Итак, мы обсудили следующие вопросы...", или: "В результате,
мы пришли к выводу о том, что действовать надо так...". После этого сто-
ит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществле-
ния необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто от-
вечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодар-
ности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее ор-
ганизации.
Письменные заметки или магнитофонные записи, сделанные во время
встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании,
копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В
докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступле-
ний. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о со-
держании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.
ПРЕЗЕНТАЦИИ И ПУБЛИЧНЫЕ ВЫСТУПЛЕНИЯ
Всем ораторам, выступающим на публике, следует всегда помнить одно
непременное правило: говорите коротко и по существу. В первую очередь,
это пожелание относится к тем, в чьи обязанности входит представление
публике основного докладчика - ведь это его или ее, а не вас пришли слу-
шать собравшиеся. Отрекомендовав выступающего, вам лучше сесть на место
и спокойно дождаться окончания его речи. После этого встаньте, пожмите
ему руку и поблагодарите оратора за то время, которое он или она уделили
собравшимся, а также за прекрасную речь.
Когда вам надо выступить с речью
Залогом успеха любого публичного выступления является хорошая подго-
товка к нему и обязательная предварительная репетиция. Ваша речь может
быть продолжительной или краткой, серьезной или забавной, однако уверен-
ность в том, что собранный вами материал заслуживает внимания, равно как
то удовлетворение, которое вы получите, произнеся текст выступления с
блеском, с лихвой компенсируют вам долгие часы, потраченные на составле-
ние речи и ее многократное повторение.
Если в том нет насущной необходимости, не пишите свое выступление
полностью, чтобы потом прочесть текст на публике. Независимо от того,
насколько хорошо вы знакомы с материалом, чтение по бумажке лишит вас
радости непосредственного общения с аудиторией, которая быстро утратит к
вам интерес. При желании можете написать свою речь, однако постарайтесь
пользоваться записями лишь для того, чтобы приводить цитаты, хоть их и
не всегда бывает легко сразу отыскать в тексте. Если вам обязательно
нужно иметь перед глазами всю речь, читайте ее перед выступлением
столько раз, чтобы запомнить почти наизусть. В этом случае вам легче бу-
дет удерживать внимание слушателей.
Несмотря на то что во многих пособиях по ораторскому искусству реко-
мендуется разнообразить выступление шутками, лучше вообще не шутить, чем
пошутить неудачно. Если же вы решите "приправить" свою речь остроумными
замечаниями, чтобы лучше завладеть вниманием аудитории, эти замечания не
должны показаться слушателям ни безвкусными, ни нелепыми. Очень немногие
ораторы обладают даром острословия, и, если вы не относитесь к их числу,
не стоит переживать. Серьезность вполне может соперничать с юмором, осо-
бенно в том случае, когда вы затрагиваете близкую сердцам слушателей те-
му.
К числу остальных советов, которые хотелось бы дать тем, кто намерен
выступать на собрании или обращаться к широкой аудитории, можно отнести
следующие:
Старайтесь говорить хорошо поставленным голосом и не очень громко.
 Перед началом выступления установите микрофон на оптимальном расстоя-
нии, чтобы вас было хорошо слышно на последних рядах, и вместе с тем в
динамиках не раздавалось ни пронзительного визга, ни ужасающих хрипов от
того, что вы слишком близко поднесли микрофон к губам. Не свистите и не
постукивайте по нему пальцами - обычным голосом спросите, хорошо ли вас
слышат сидящие сзади. Убедитесь в том, что микрофон расположен на удоб-
ной для вас высоте, чтобы вы могли перед ним нормально стоять. Ничто не
выглядит столь нелепо, как верзила, в три погибели согнувшийся над мик-
рофоном, или коротышка, пытающийся встать на цыпочки, чтобы дотянуться
до микрофонной стойки. Придерживайтесь темы своего выступления. Даже в
том случае, если вы мастер импровизации, добавление предварительно не
отрепетированных вставок, призванных сделать вашу речь более остроумной
или убедительной, может привести вас к нарушению последовательности из-
ложения и уклонению от основной темы выступления или доклада.
 Обратите внимание на жестикуляцию. Если вы будете выступать с кафед-
ры, можете держаться за ее боковые края и при необходимости переворачи-
вать страницы текста выступления. Не вертите ничего в руках, не теребите
вещи, лежащие у вас в карманах и не держите трясущиеся руки перед собой
- так вы рискуете перепутать или уронить на пол страницы своего выступ-
ления. Если вам некуда деть руки, сосредоточтесь на том, чтобы держать
их спокойно. Жестикуляция может усилить выразительность вашего выступле-
ния, однако, если вы не знаете, как этого добиться, не крутите и не ма-
шите руками попусту, отвлекая внимание слушателей от содержания своего
доклада. Никогда не берите в руки микрофон, установленный на штативе. Он
разнесет звук от ваших пальцев по всему залу, а ваше волнение может про-
извести на слушателей - одновременно являющихся и зрителями - впечатле-
ние того, что вы отчаянно боретесь за собственную жизнь.
 Почувствовав потребность чихнуть или прокашляться - так и сделайте.
Если у вас начнется приступ кашля - извинитесь перед аудиторией. Сделай-
те паузу, выпейте воды, дайте горлу отдохнуть. На всякий случай вам все-
гда следует иметь в кармане носовой платок.
 Когда время вашего выступления истекло или вы сказали все, что хоте-
ли, в заключение можете подвести краткие итоги сказанному. Слушатели со-
чтут вас прекрасным оратором, коль скоро вы позволите им покинуть зал до
того, как от нетерпения они уже просто не смогут спокойно сидеть, а так-
же если вы оставите им надежду на то, что вам еще есть о чем поговорить.
Если вам предложили выступить неожиданно
Никогда не говорите: "Я не привык выступать перед аудиторией" или:
"Вы бы сначала спросили мое мнение - терпеть не могу говорить со сцены".
Большинство людей сильно волнуются, когда им приходится выступать перед
слушателями, поэтому, если их застают врасплох, им бывает труднее связно
изложить то, чем они хотели бы поделиться с окружающими. Тем не менее,
сделайте все возможное, чтобы быть на высоте положения: глубоко вздохни-
те и начните громко говорить, только не срывайтесь на крик.
Если кто-нибудь попросит вас сказать "несколько слов" после выступле-
ния предыдущего оратора, с вашей стороны будет крайне невежливо заявить
в ответ: "Боюсь, что уважаемая председательствующая чрезмерно преувели-
чивает мои скромные возможности". Скромность украшает человека, но чело-
век скромный от украшений отказывается, поэтому такое нежелание взять
слово прозвучит для присутствующих неубедительно, и к тому же выставит
вас не в самом выгодном свете перед тем, кто проводит встречу.
Лучше просто встать и сказать: "Спасибо тебе, Генри, за теплые слова
в мой адрес", а потом сделать несколько комментариев по поводу выступле-
ния предыдущего оратора.
Ответы на вопросы
Нередко после выступления слушатели обращаются к докладчику с вопро-
сами. Вы успешнее справитесь с ответами на них, если сможете организо-
вать диалог со слушателями, соблюдая несколько нехитрых правил. Прежде
всего предложите всем собравшимся задавать вопросы только тогда, когда
вы позволите им это сделать. Попросите их подниматься с места и, по воз-
можности, перед тем как сформулировать свой вопрос, представляться и на-
зывать свою профессию. После этого повторите заданный вопрос с тем, что-
бы все присутствующие могли его расслышать.
Если кто-то вместо того, чтобы задать вопрос, сам начнет пускаться в
пространные рассуждения, можете перебить его и вежливо спросить: "Скажи-
те, пожалуйста, в чем же, собственно, состоит ваш вопрос?"
В том случае, когда вы не знаете, как ответить, не бойтесь признать
этот факт. Можете даже высказать такое предположение: "Я вовсе не исклю-
чаю, что кто-то из собравшихся лучше меня осведомлен об этой проблеме.
Было бы очень неплохо, если бы этот человек ответил на ваш вопрос".
Если кто-то задаст вам откровенно провокационный вопрос, можете оста-
вить таковой без ответа, подчеркнув, что здесь не место для конфронтации
или выяснения отношений. Другой вариант - отложить ответ на данный воп-
рос, предложив спрашивающему встретиться с вами позже и обсудить пробле-
му. Некоторые ораторы выходят из положения, заметив: "Я вижу, мое выска-
зывание вызвало у вас раздражение. Позвольте мне в связи с этим более
подробно остановиться на моей точке зрения".
Когда кто-то задает вопрос, явно свидетельствующий о недостатке у не-
го фактического материала, вы можете сказать: "Мне представляется, что
вы располагаете неполной информацией. Перед тем, как я вам отвечу, поз-
вольте мне сначала изложить основные факты".
Если один и тот же человек беспрерывно забрасывает вас вопросами, не
давая остальным раскрыть рот, можете предложить ему встретиться позже и
сказать: "Я польщен вашим интересом к поднятой теме, однако будет более
справедливо предоставить возможность задать вопросы и остальным собрав-
шимся".
ВЫСТУПЛЕНИЯ ПО РАДИО И ТЕЛЕВИДЕНИЮ
Развитие кабельного и спутникового телевидения - явление сравнительно
новое, однако благодаря ему значительно увеличилось число телевизионных
программ на локальном, национальном и международном уровнях. На каком-то
этапе вашей служебной деятельности к вам могут обратиться с просьбой
представить вашу компанию по радио или телевидению. Самое главное при
этом - помнить о том, что вы являетесь гостем в доме тех, кто вас слуша-
ет или смотрит по телевизору. Поэтому ваше поведение должно быть таким
же, как если бы вы лично пришли в гости к слушателям или зрителям. Гово-
рить вам следует хорошо поставленным голосом, как будто вы находитесь в
одном помещении с теми, к кому обращаетесь. Не забывайте при этом о том,
что микрофон передаст звон монет в вашем кармане или шуршание бумаг на
столе гораздо отчетливее, чем эти звуки слышны в обычной обстановке. По-
этому перед началом передачи убедитесь в том, что при вас нет никаких
источников побочных шумов. Если во время трансляции у вас берут ин-
тервью, лучше смотреть на собеседника, чем непосредственно в камеру. Од-
нако, когда вы хотели бы остановиться на важном для вас или вашей компа-
нии вопросе и более четко донести его смысл до аудитории, вам следует
смотреть в камеру.
В том случае, когда передача идет в прямом эфире, держитесь естест-
венно, не пытайтесь казаться значительнее. Если другие участники прог-
раммы начинают слишком шумно себя вести или чересчур активно обсуждать
какой-то вопрос, не стремитесь попасть в камеру, старайтесь лучше ос-
таться в стороне. Спокойно переждав, пока страсти улягутся, остальные
участники передачи успокоятся и тема обсуждения изменится, вы тем самым
сохраните свое достоинство.
Если вас пригласили принять участие в передаче благотворительного ха-
рактера или в дискуссионной программе, убедитесь в том, что ведущий точ-
но знает, чем вы занимаетесь, и заранее обсудите с ним тот сюжет, по по-
воду которого он должен будет обратиться к вам с вопросом.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122