В противном случае работник вправе прекратить работу и обратиться в суд с заявлением о расторжении трудового договора.
Для оформления и учета увольнения работников применяются приказы по форме № Т-8 и Т-8а (при увольнении нескольких работников). Такие приказы содержат фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения. В строке (графе) «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» форм № Т-8 и Т-8а производится запись в точном соответствии с ТК РФ.
При расторжении договора по инициативе работника, основанием в приказе является п. 3 ст. 77 ТК РФ.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя запись об увольнении делается со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, делается ссылка на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.
В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого происходит увольнение, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
Рекомендуется приказы о расторжении трудового договора не просто визировать, а составлять совместно с юристами, особенно по «виновным» статьям.
Вместе с приказом о расторжении трудового договора в бухгалтерию передается записка расчет при прекращении действия трудового договора (форма Т-61), которая применяется внебюджетных организациях для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового до говора. Лицевая часть записки—расчета содержит ту же информацию, что и приказ о прекращении действия трудового договора с работником, заполняется работником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа.
2.3.4. Личная карточка работника
Личная карточка работника – основной документ системы учета личного состава, она оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.
С утверждением Правительством РФ Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (постановление от 16.04.2003 № 225) обязательность ведения личных карточек по форме, утвержденной Госкомстатом России, стала бесспорной.
Так как вышеназванные Правила относятся к актам трудового законодательства, то неисполнение отделом кадров их требования о занесении в личную карточку записей, внесенных в трудовую книжку работника, и об ознакомлении работника с каждой внесенной записью квалифицируется как нарушение трудового законодательства, вне зависимости от причин неисполнения (в том числе и в случае неисполнения этого требования по причине отсутствия личных карточек как таковых). Ответственность за это нарушение определяется по ст. 5.27 КоАП РФ.
Личные карточки по новой унифицированной форме, введенной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, должны заводиться на работников, принимаемых на работу после 04.04.2004 года. Личные карточки, заполненные до 04.04.2004 по формам, утвержденным ранее, стали документами с момента проставления сотрудником отдела кадров и работником своих подписей на второй странице, соответственно, замене не подлежат.
Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке 2А 4 в количестве 1 экземпляра и имеет код по ОКУД 0301002. Хранится данный документ в течение 75 лет, отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части:
• расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;
• включения дополнительных строк (включая свободные);
• включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Но удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России № 1, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II «Сведения о воинском учете»). Поэтому рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров», который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).
Личные карточки заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основанииприказа о приеме. Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.
Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками – эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.
Личная карточка состоит из 11 разделов:
I. Общие сведения;
II. Сведения о воинском учете;
III. Прием на работу и переводы на другую работу;
IV. Аттестация;
V. Повышение квалификации;
VI. Профессиональная переподготовка;
VII.Награды (поощрения), почетные звания;
VIII. Отпуск;
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
X. Дополнительные сведения;
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике.
Чтобы личные карточки были оформленными надлежащим образом, заполняются все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. В частности, зоны кодирования информации («Общие сведения») в соответствии с общероссийскими классификаторами: представлена информация о населении (ОКИН), профессиях рабочих, должностях служащих и о тарифных разрядах (ОКПДТР), специальностях согласно полученному образованию (ОКСО). Для кодирования информации желательно использовать официальные издания следующих классификаторов, выпускаемых Издательско-полиграфическим комплексом Госстандарта России – ИПК Издательство стандартов, не забывая отслеживать вносимые в них изменения:
• Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденного постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст;
• Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) ОКПДТР, утвержденного постановлением Госстандарта от 26.12.1994 № 367 (с Изменением от 5/2004);
• Общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 413.
В настоящий момент об обязательности кодирования информации в личной карточке не сказано ни в одном акте Госкомстата России. Из действующего законодательства также не следует, что личные карточки представляют интерес для государственной статистики (ни в процессе их использования, ни после передачи их на архивное хранение). Отсюда следует, что в настоящее время вопрос о кодировании информации, содержащейся в личных карточках, работодатель решает по собственному усмотрению, исходя из принятой в организации системы управления кадровой деятельности.
Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Однако ни в коем случае нельзя убирать окошки для кодов из формы личной карточки, они просто остаются незаполненными.
При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие служебные символы, как двоеточие – «:», знак равенства – «=», косая черта – «/», а в зоне кодирования – запрещается. При заполнении формы текст записей – описаний не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.
Если отсутствует часть записей в описательной части реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается проставлять прочерки в пустых строках или графах.
Первичное заполнение личной карточки допустимо различными способами (на компьютере, на печатной машинке, вручную). Внесение последующих записей допустимо лишь на пишущей машинке или вручную, т. к. работник должен быть ознакомлен с каждой записью под роспись, соответственно, нельзя каждый раз заново распечатывать форму Т-2. Тем не менее, ведение электронных копий личной карточки значительно сокращают временные и трудозатраты кадровых специалистов при составлении различной отчетности, позволяют быстро и эффективно отвечать на вопросы, которые ежедневно и в огромных количествах возникают у сотрудников предприятия.
В правом верхнем углу унифицированной формы № Т-2 указан код формы документа по ОКУД. Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.
Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений. Если в наименование организации не входит ее местоположение «Открытое акционерное общество „Фонтан“», то рекомендуется через запятую добавлять местоположение организации (город, населенный пункт).
Далее по всей ширине всей формы № Т-2 идет таблица. В нее вносятся следующие сведения.
Дата составления. Дата составления личной карточки указывается в виде кодированной информации, например: «18.10.2005». Личная карточка на работника заводится сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, т. к. первая запись в трудовой книжке работника, сделанная после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.
Табельный номер. Это номер, который работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.
На момент заполнения формы № Т-2 табельный номер работнику уже присвоен, и он воспроизводится в личной карточке из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.
Идентификационный номер налогоплательщика. ТК РФ не предусматривает обязанности работника представить документ, подтверждающий присвоение ему идентификационного номера налогоплательщика. Не обязывает работника получать этот документ и налоговое законодательство. В том случае, если принимаемый на работу работник уже имеет на руках свидетельство о присвоении ИНН, он представляет его кадровой службе. Если при приеме на работу работник не обладает информацией о своем ИНН, сотрудник кадровой службы оставляет графу личной карточки незаполненной.
Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Этот реквизит сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора в силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ. Страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц (работников).
В том случае, если работник впервые поступает на работу, свидетельство государственного пенсионного страхования в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ оформляется работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.
Открытой остается графа и тогда, когда работник не может представить свидетельство по причине его утраты. Если свидетельство работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.
Алфавит. Для организации табельного учета в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника. При большом количестве персонала табели учета рабочего времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий – в порядке табельных номеров или алфавита.
Характер работы. На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в личную карточку вносится информация о характере работы: «постоянно» или «временно».
Вид работы. В этой графе указывается, на каких условиях работник принят на работу: как на основную работу или как на работу по совместительству. Таким образом, Госкомстат России устанавливает обязательность ведения личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о работе по совместительству. В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а, следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.
Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.
Пол. Поскольку никаких разъяснений по заполнению графы «Пол» Госкомстат России в своих Указаниях не дал, на практике кадровые службы указывают пол либо словами полностью, либо используют общераспространенные сокращения (буквенный код):
«м» – мужской;
«ж» – женский.
Теперь необходимо заполнить раздел I «Общие сведения». Он включает в себя ниже перечисленные пункты.
Реквизиты трудового договора, которые указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.
Пункт 1 «Фамилия, имя, отчество», заполненный полностью и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, оставляя пространство для внесения возможных изменений (особенно это касается женщин).
Пункт 2 «Дата рождения», в текстовой части формы оформленный словесно-буквенным способом по правилам делопроизводства: «20 декабря 1975 г.», а в поле кодирования – цифровым: «17.03.2004».
Пункт 3 «Место рождения», заполненный согласно ОСТ 4.071.034-82 и в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность:
– длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
– при указании типа административно-территориальной единицы допускаются общепринятые сокращения (как и при заполнении пункта 11 «Паспорт»).
В зоне кодирования соответственно указывается код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО);
Пункт 4 «Гражданство», заполненный также на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Поскольку информацию о гражданстве необходимо кодировать по ОКИН, в текстовой части пункта 4 приводится одна из формулировок фасета 02 этого классификатора.
Если работник представил только паспорт гражданина РФ и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве РФ, внесенная в пункт 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне). Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
Для оформления и учета увольнения работников применяются приказы по форме № Т-8 и Т-8а (при увольнении нескольких работников). Такие приказы содержат фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения. В строке (графе) «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» форм № Т-8 и Т-8а производится запись в точном соответствии с ТК РФ.
При расторжении договора по инициативе работника, основанием в приказе является п. 3 ст. 77 ТК РФ.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя запись об увольнении делается со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, делается ссылка на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.
В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого происходит увольнение, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
Рекомендуется приказы о расторжении трудового договора не просто визировать, а составлять совместно с юристами, особенно по «виновным» статьям.
Вместе с приказом о расторжении трудового договора в бухгалтерию передается записка расчет при прекращении действия трудового договора (форма Т-61), которая применяется внебюджетных организациях для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового до говора. Лицевая часть записки—расчета содержит ту же информацию, что и приказ о прекращении действия трудового договора с работником, заполняется работником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа.
2.3.4. Личная карточка работника
Личная карточка работника – основной документ системы учета личного состава, она оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.
С утверждением Правительством РФ Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (постановление от 16.04.2003 № 225) обязательность ведения личных карточек по форме, утвержденной Госкомстатом России, стала бесспорной.
Так как вышеназванные Правила относятся к актам трудового законодательства, то неисполнение отделом кадров их требования о занесении в личную карточку записей, внесенных в трудовую книжку работника, и об ознакомлении работника с каждой внесенной записью квалифицируется как нарушение трудового законодательства, вне зависимости от причин неисполнения (в том числе и в случае неисполнения этого требования по причине отсутствия личных карточек как таковых). Ответственность за это нарушение определяется по ст. 5.27 КоАП РФ.
Личные карточки по новой унифицированной форме, введенной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, должны заводиться на работников, принимаемых на работу после 04.04.2004 года. Личные карточки, заполненные до 04.04.2004 по формам, утвержденным ранее, стали документами с момента проставления сотрудником отдела кадров и работником своих подписей на второй странице, соответственно, замене не подлежат.
Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке 2А 4 в количестве 1 экземпляра и имеет код по ОКУД 0301002. Хранится данный документ в течение 75 лет, отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части:
• расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;
• включения дополнительных строк (включая свободные);
• включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Но удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России № 1, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II «Сведения о воинском учете»). Поэтому рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров», который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).
Личные карточки заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основанииприказа о приеме. Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.
Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками – эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.
Личная карточка состоит из 11 разделов:
I. Общие сведения;
II. Сведения о воинском учете;
III. Прием на работу и переводы на другую работу;
IV. Аттестация;
V. Повышение квалификации;
VI. Профессиональная переподготовка;
VII.Награды (поощрения), почетные звания;
VIII. Отпуск;
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
X. Дополнительные сведения;
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике.
Чтобы личные карточки были оформленными надлежащим образом, заполняются все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. В частности, зоны кодирования информации («Общие сведения») в соответствии с общероссийскими классификаторами: представлена информация о населении (ОКИН), профессиях рабочих, должностях служащих и о тарифных разрядах (ОКПДТР), специальностях согласно полученному образованию (ОКСО). Для кодирования информации желательно использовать официальные издания следующих классификаторов, выпускаемых Издательско-полиграфическим комплексом Госстандарта России – ИПК Издательство стандартов, не забывая отслеживать вносимые в них изменения:
• Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденного постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст;
• Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) ОКПДТР, утвержденного постановлением Госстандарта от 26.12.1994 № 367 (с Изменением от 5/2004);
• Общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 413.
В настоящий момент об обязательности кодирования информации в личной карточке не сказано ни в одном акте Госкомстата России. Из действующего законодательства также не следует, что личные карточки представляют интерес для государственной статистики (ни в процессе их использования, ни после передачи их на архивное хранение). Отсюда следует, что в настоящее время вопрос о кодировании информации, содержащейся в личных карточках, работодатель решает по собственному усмотрению, исходя из принятой в организации системы управления кадровой деятельности.
Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Однако ни в коем случае нельзя убирать окошки для кодов из формы личной карточки, они просто остаются незаполненными.
При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие служебные символы, как двоеточие – «:», знак равенства – «=», косая черта – «/», а в зоне кодирования – запрещается. При заполнении формы текст записей – описаний не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.
Если отсутствует часть записей в описательной части реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается проставлять прочерки в пустых строках или графах.
Первичное заполнение личной карточки допустимо различными способами (на компьютере, на печатной машинке, вручную). Внесение последующих записей допустимо лишь на пишущей машинке или вручную, т. к. работник должен быть ознакомлен с каждой записью под роспись, соответственно, нельзя каждый раз заново распечатывать форму Т-2. Тем не менее, ведение электронных копий личной карточки значительно сокращают временные и трудозатраты кадровых специалистов при составлении различной отчетности, позволяют быстро и эффективно отвечать на вопросы, которые ежедневно и в огромных количествах возникают у сотрудников предприятия.
В правом верхнем углу унифицированной формы № Т-2 указан код формы документа по ОКУД. Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.
Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений. Если в наименование организации не входит ее местоположение «Открытое акционерное общество „Фонтан“», то рекомендуется через запятую добавлять местоположение организации (город, населенный пункт).
Далее по всей ширине всей формы № Т-2 идет таблица. В нее вносятся следующие сведения.
Дата составления. Дата составления личной карточки указывается в виде кодированной информации, например: «18.10.2005». Личная карточка на работника заводится сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, т. к. первая запись в трудовой книжке работника, сделанная после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.
Табельный номер. Это номер, который работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.
На момент заполнения формы № Т-2 табельный номер работнику уже присвоен, и он воспроизводится в личной карточке из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.
Идентификационный номер налогоплательщика. ТК РФ не предусматривает обязанности работника представить документ, подтверждающий присвоение ему идентификационного номера налогоплательщика. Не обязывает работника получать этот документ и налоговое законодательство. В том случае, если принимаемый на работу работник уже имеет на руках свидетельство о присвоении ИНН, он представляет его кадровой службе. Если при приеме на работу работник не обладает информацией о своем ИНН, сотрудник кадровой службы оставляет графу личной карточки незаполненной.
Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Этот реквизит сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора в силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ. Страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц (работников).
В том случае, если работник впервые поступает на работу, свидетельство государственного пенсионного страхования в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ оформляется работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.
Открытой остается графа и тогда, когда работник не может представить свидетельство по причине его утраты. Если свидетельство работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.
Алфавит. Для организации табельного учета в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника. При большом количестве персонала табели учета рабочего времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий – в порядке табельных номеров или алфавита.
Характер работы. На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в личную карточку вносится информация о характере работы: «постоянно» или «временно».
Вид работы. В этой графе указывается, на каких условиях работник принят на работу: как на основную работу или как на работу по совместительству. Таким образом, Госкомстат России устанавливает обязательность ведения личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о работе по совместительству. В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а, следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.
Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.
Пол. Поскольку никаких разъяснений по заполнению графы «Пол» Госкомстат России в своих Указаниях не дал, на практике кадровые службы указывают пол либо словами полностью, либо используют общераспространенные сокращения (буквенный код):
«м» – мужской;
«ж» – женский.
Теперь необходимо заполнить раздел I «Общие сведения». Он включает в себя ниже перечисленные пункты.
Реквизиты трудового договора, которые указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.
Пункт 1 «Фамилия, имя, отчество», заполненный полностью и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, оставляя пространство для внесения возможных изменений (особенно это касается женщин).
Пункт 2 «Дата рождения», в текстовой части формы оформленный словесно-буквенным способом по правилам делопроизводства: «20 декабря 1975 г.», а в поле кодирования – цифровым: «17.03.2004».
Пункт 3 «Место рождения», заполненный согласно ОСТ 4.071.034-82 и в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность:
– длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
– при указании типа административно-территориальной единицы допускаются общепринятые сокращения (как и при заполнении пункта 11 «Паспорт»).
В зоне кодирования соответственно указывается код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО);
Пункт 4 «Гражданство», заполненный также на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Поскольку информацию о гражданстве необходимо кодировать по ОКИН, в текстовой части пункта 4 приводится одна из формулировок фасета 02 этого классификатора.
Если работник представил только паспорт гражданина РФ и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве РФ, внесенная в пункт 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне). Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37